Cómo incorporar los eventos virtuales en tu negocio

En el último año hemos aprendido a incorporar la virtualidad en cada aspecto de nuestras vidas: desde las clases, las juntas de trabajo y las reuniones de negocios hasta nuestra vida social. La industria de los eventos virtuales está en auge y tu empresa no puede quedarse atrás. En este post hablaremos sobre cómo funcionan los eventos virtuales y cómo puedes organizar un evento atractivo para tus invitados.

En términos simples, los eventos virtuales son aquellos que se realizan en línea. Dependiendo del propósito y del público al que van dirigidos, pueden organizarse como webinars, transmisiones en vivo, conferencias seriadas o eventos informales en redes sociales.

Los eventos virtuales generalmente tienen lugar en plataformas en línea como Instagram o Facebook con las que puedes comunicarte fácilmente con tu público a través de chat o de mensajes de voz; sin embargo, también existen plataformas especializadas en eventos virtuales que son utilizadas para programas más formales como conferencias o exposiciones comerciales.

Los eventos virtuales pueden estar abiertos a todo el público o bien, estar dirigidos a un sector exclusivo que tiene acceso a través de una invitación o del pago de la entrada.

Un evento virtual puede organizarse prácticamente por cualquier motivo, pero quizá los más comunes son: exposiciones comerciales, reunión de un equipo de trabajo, eventos de recaudación de fondos, crear una red de contactos profesionales, talleres o conferencias con motivos educativos o de negocios, eventos sociales… las razones para reunirse sobran y la distancia física no es un impedimento.

Antes de iniciar con la planeación del evento hay algunas preguntas que debes responder:

• ¿Cuál es el objetivo general de tu evento y qué metas pretendes alcanzar?
• ¿Es probable que tu público tenga interés en participar en un evento virtual?
• ¿Tu público meta tiene el conocimiento técnico y los medios para participar en el tipo de evento que tienes en mente?
• ¿Cuánto tiempo necesitas para transmitir tu mensaje de manera íntegra sin perder el interés del público?

La primera vez que organizas un evento virtual pueden aparecer en tu cabeza millones de dudas, pero estos consejos te ayudarán a planificarlo:

Tu evento puede recurrir a plataformas comunes como Facebook e Instagram para llegar a un público masivo, pero si estás organizando un programa más profesional, actualmente existe una gran cantidad de plataformas especializadas en la planificación de eventos virtuales; algunas de las más conocidas son Meetmaps, Zoom, Brella, eNubes, Eventtia, Inxpo o MeetYou. Cada una te ofrece un sinfín de características que pueden resultarte convenientes y ante la enorme oferta, puede parecer complicado elegir una.

Para escoger la plataforma más adecuada para ti es importante que realices una pequeña investigación: ¿La plataforma es gratuita? De no ser así, ¿qué costo tendría su uso? ¿Tu evento será en vivo o pregrabado? ¿Cuántas personas pueden asistir a tu evento a través de la plataforma? ¿Qué funciones ofrece? ¿Tiene soporte técnico durante el evento? ¿La plataforma es amigable con el usuario final?

Responder a estas preguntas te ayudará a decidir cuál es la opción más adecuada para ti y tu audiencia.

Los eventos virtuales pueden tener muchos formatos; desde la típica conferencia de un ponente en un escenario hasta exposiciones comerciales o talleres de trabajo. Lo importante es elegir un formato que vaya de acuerdo a tu empresa y, sobre todo, a la audiencia. Solo recuerda: la clave es crear una experiencia que marque la diferencia ante tus competidores.

Una vez que has elegido la plataforma y el formato, escribe un guion en el que detalles paso a paso el contenido de todo el evento en línea. Mide los tiempos de cada conferencia, toma en cuenta si se insertarán videos o presentaciones de diapositivas; si habrá espacio para debates y cómo el público podrá ponerse en contacto con los organizadores o ponentes.

Un consejo importante: muchos de los asistentes accederán al evento virtual a través de sus teléfonos móviles, por lo que es importante tener esto en cuenta al planificar el contenido que presentarás en pantalla.

Tener un guion bien planificado te permitirá mantener todo el evento organizado para que se lleve a cabo sin problemas.

Como cualquier otro evento, la presencia de un anfitrión permitirá conducir el evento de manera más sencilla y amigable tanto para los expositores como para la audiencia. Ya sea que contrates a un presentador profesional o elijas a un miembro de tu equipo, la presencia de un host le dará a tu evento una imagen más organizada y puede salir al rescate en caso de algún imprevisto.

Además del anfitrión, también es importante pensar en personal que pueda realizar funciones de moderación en los foros de debate. Toma en cuenta que algunas personas se olvidan por completo de la cortesía cuando discuten a través de un teclado.

Los eventos virtuales deben promoverse al igual que los presenciales y las redes sociales se vuelven un magnífico aliado cuando se trata de crear expectativa y alentar la participación en un evento en línea:  utiliza tus canales sociales como Instagram para mostrar al público cómo se desarrollará el programa, dar a conocer a los participantes, mostrar pequeños avances o publicar tutoriales para facilitar la experiencia en la plataforma.

Si tienes una lista de suscriptores de correo electrónico, aprovéchala. No subestimes el poder del email, sigue siendo una manera fácil de promocionar a tu empresa. Envía recordatorios a los asistentes una vez que se hayan registrado y anímalos a enviar sus comentarios o sugerencias después de la sesión.

Y al llegar el día del evento, sigue publicando al respecto en tus redes sociales. Publicar comentarios en vivo es una excelente manera de fomentar la participación de la audiencia. Crea un hashtag para el evento y pide a los participantes utilizarlo.

El último consejo para que puedas organizar un evento virtual exitoso es asegurarte de que todo funcione correctamente y tener un plan de respaldo en caso de que se presente algún problema.

Empieza por revisar las condiciones del lugar desde donde transmitirás tu evento: ¿Cuenta con todos los servicios requeridos para la transmisión, como conexiones eléctricas y de wifi; tiene luz suficiente o necesitarás iluminación profesional; ¿está aislado acústicamente o se filtra ruido del exterior? Es muy recomendable que realices una prueba en el lugar a la misma hora en la que tienes planeado tu evento, de este modo sabrás exactamente qué condiciones de luz y ruido tendrás.

Otro punto importante es verificar el funcionamiento del equipo que necesitas: computadoras, micrófonos, cámaras de video, proyectores. Asegúrate también de que existan suficientes conexiones eléctricas o baterías de repuesto para cada aparato que utilizarás.

Cerciorarte de que todos los archivos que se usarán, como presentaciones PowerPoint, videos o audios se abran correctamente en las computadoras con las que trabajarás durante el evento. Esto es de particular importancia para asegurarte de que los archivos sean compatibles con la versión del software de la computadora que lo ejecutará.

Finalmente prepara un plan B: ten equipo técnico y personal de respaldo para que puedas responder si se presenta algún inconveniente. Y si estás utilizando una plataforma de pago para hospedar tu evento online, familiarízate con su soporte técnico, de modo que sepas exactamente cómo contactarlos en caso de alguna dificultad.

Los eventos virtuales son una forma eficaz e innovadora de difundir tu mensaje. Con una planificación adecuada, una buena campaña de marketing y una propuesta inteligente, podrás mantenerte en contacto con tu público e incluso, alcanzar a una audiencia mundial a la que difícilmente llegarías a través de un evento convencional.