Grabaciones para conmutador, mensajes para contestador de empresa, mensaje en espera, IVR, menú de opciones
A todos nos ha tocado llamar a una empresa y que una grabación para conmutador o mensaje de bienvenida o menú de opciones o IVR (Interactive Voice Response, por sus siglas en inglés) nos dé la bienvenida, ¿cierto? Sabemos lo que es estar “del otro lado” de la línea escuchando mensajes para conmutador o grabaciones de IVR y querer colgar, pero tener que permanecer en un mundo de opciones interminables para finalmente ser atendidos.
Y ahora ¿sabes cuál es la primera impresión que tienen tus clientes al llamar a tu negocio? Cuando se trata de grabar la bienvenida para el conmutador de una empresa, muchas veces ese “pequeño” problema se resuelve pidiéndole a alguna de las personas que trabajan contigo de “voz bonita” que grabe el mensaje, pero… ¿te has puesto a pensar si realmente estás reflejando la imagen confiable, amable y, sobre todo, profesional que quieres proyectar cuando tus clientes te llaman? O bien, ¿te has puesto a pensar en qué tan claros son los mensajes de tu conmutador o las opciones que ofreces a tus clientes?
Para muchas de las personas que se comunican a tu empresa, puede ser el primer contacto que tengan con tu marca ¡es por eso que la primera impresión es muy importante! Al personalizar tu mensaje de bienvenida con una locución profesional, clara y amable darás mucha mayor seguridad a las personas que te llaman.
Y no sólo se trata de imagen: es importante la claridad de los mensajes, cuáles son las opciones que el usuario tiene disponibles para elegir. ¿Sabes de qué manera puedes hacer para que cuando tus clientes llamen tengan una mejor experiencia en cuanto al tiempo en espera? No querrás que ese valioso tiempo en línea sea desperdiciado, ¿cierto?
Otro aspecto que no hay que dejar de lado es la planeación de un buen mensaje en espera o mensaje “OnHold” que te ayude a mantener a tus clientes esperando de la mejor forma posible, tal vez recibiendo información valiosa de tu empresa, actualizándolos con alguna promoción vigente o alguna otra noticia importante que desees dar a conocer. Si no sabes por dónde empezar en la planeación de tu mensaje para conmutador, puedes leer acerca de este tema en mi blog: Cómo diseñar el mensaje de mi conmutador
No te detengas porque no sabes cómo estructurar un guion o bien cómo aterrizar tus ideas, podemos ayudarte a elaborar el guion sin ningún costo extra. Lo importante es dar a conocer tu mensaje de forma clara y contundente. Recuerda que es fundamental que los mensajes que desees transmitir así como la estructura de cada guion sea lo más ágil posible, con opciones fáciles, cortas, extensiones sencillas con números sencillos de digitar. También puedes encontrar más información sobre el tema en este post del blog: Tres aspectos a tomar en cuenta al diseñar tu mensaje de conmutador
Estas grabaciones de tu contestador no tienen que permanecer estáticas, se trata de que estén siempre actualizadas. Porque si alguien llama a tu empresa pero se hicieron cambios en las extensiones y la grabación no está actualizada, es tiempo en línea que tu cliente no quiere pasar esperando para enlazarse a la extensión correcta. O quizás no han cambiado las extensiones, pero puedes actualizar un poco tu bienvenida y música de fondo para la época navideña enviando a todos tus clientes y prospectos tus buenos deseos 🙂
Lo más importante en las grabaciones para conmutador es que sean pensadas con base en tu empresa y la imagen que proyecta, pero diseñadas para la persona que llama. Es tu carta auditiva de presentación a tus clientes.