¿Quieres cambiar el mensaje de tu conmutador pero no sabes por dónde empezar?
Llegaste al lugar correcto, aquí te explicaremos paso a paso qué necesitas saber para diseñar tu mensaje de conmutador.
Si necesitas un mensaje de conmutador, hay tres elementos que debes tomar en cuenta:
- El guión de tu mensaje
- La voz que grabará el mensaje
- La música de fondo que se utilizará
Empecemos con el guión.
La estructura de tu mensaje de conmutador debe contener tres elementos esenciales: la bienvenida, el menú de extensiones y el mensaje de espera.
El mensaje de bienvenida debe incluir esencialmente un saludo y el nombre de la empresa. Puedes agregar información adicional que sea de interés o ayuda para la persona que está llamado, de preferencia no muy extenso. Además, puedes hacer referencia al aviso de privacidad.
A continuación se presenta el menú de extensiones que le proporcionará a tu cliente el número que debe marcar para comunicarse con la persona o el área que está buscando. El menú puede tener varios niveles, por ejemplo:
Nivel 1
Para llamar a:
Dirección, marque 1
Control escolar, marque 2
Cursos, marque 3
Para hablar con la operadora, espere en la línea
Nivel 2
Cursos de español, marque 1
Cursos de inglés, marque 2
Cursos de francés, marque 3
Para regresar al menú principal, marque 0
Para presentar a tu cliente un menú eficiente, es muy importante que tengas bien organizada la estructura de las extensiones, de modo que al escuchar las opciones pueda elegir fácilmente la extensión que busca. Si el menú es largo, complicado o confuso tu cliente podría colgar y tú perderías esa llamada importante.
También es importante utilizar conceptos claros al momento de describir las opciones del menú, pues al utilizar nombres rebuscados o no muy comunes para las áreas de tu empresa, es posible que la persona que está llamando se confunda y no elija correctamente.
El mensaje en espera (on hold)
Es el que escuchará tu cliente una vez que ha seleccionado una extensión y está esperando ser atendido. Este momento puedes utilizarlo para brindar a la persona información relevante sobre tu empresa o los servicios que ofrece. O simplemente puedes elegir música de fondo y un eslogan o frase que identifique a tu compañía.
Una vez que tienes listo el guión para tu conmutador, pasemos a un elemento básico: la música de fondo. Las personas pueden pasar varios minutos esperando a ser atendidos, por lo que es muy importante seleccionar un tema que no distraiga, pero que tampoco aburra a quien está llamando. Debe ser una melodía agradable y que no cause molestia.
Finalmente llegamos al elemento clave: la voz que seleccionarás para grabar tu mensaje. Toma en cuenta que el conmutador es la bienvenida a tu empresa, la primera impresión que recibirán tus clientes, así que debes escoger una locución que proyecte la imagen profesional que deseas.
No dejes tu conmutador en manos de una colaboradora “de voz bonita”, elige una locución profesional que permita que tus clientes reciban la información que necesitan de forma clara y precisa. Se trata de la imagen de tu empresa, asegúrate de que tus clientes se lleven la mejor impresión.
Si todavía tienes algunas dudas sobre cómo armar tu mensaje de conmutador, puedes escuchar algunos ejemplos AQUÍ. También puedes contactarme y con gusto te asesoro en la elaboración del guión.
Conoce más sobre mi trabajo como locutora comercial.