Los Términos y Condiciones constituyen una herramienta que te permite establecer de manera clara y precisa en qué consisten los servicios que tu empresa ofrece a sus clientes, y son cruciales para protegerte de posibles responsabilidades y montar una defensa adecuada cuando enfrentas reclamaciones o denuncias por parte de un consumidor.
Un acuerdo de Términos y Condiciones te permite ofrecer en un solo lugar toda la información clave que los clientes necesitan antes de contratar tus servicios o realizar una compra: establece con claridad lo que tu empresa ofrece a los consumidores y lo que esperas de ellos a cambio. Además, permite dejar establecido con exactitud cómo se realizará el proceso de compra o contratación, cuáles son los términos de pago y cómo se resolverán las controversias que puedan surgir.
No todos los negocios son iguales, por lo tanto, las políticas de servicio no pueden ser las mismas. Sin embargo, un acuerdo de términos y condiciones debe contener elementos como los siguientes:
- Una breve descripción general del documento
- Información de la empresa
- Productos o servicios proporcionados
- Información de precios y pagos
- Detalles de entregas y envíos
- Devoluciones, reembolsos y reclamaciones
- Garantías
- Limitación de responsabilidad
- Ley aplicable
- Cambios futuros
- Enlace al acuerdo de privacidad de la empresa
- Fecha de vigencia
Al proporcionar esta información, tu empresa se encuentra mejor protegida de cualquier responsabilidad, al tiempo que permite que los clientes sepan exactamente qué esperar de tus servicios.
Algunos consejos para redactar el acuerdo de Términos y Condiciones:
- Antes de iniciar debes tener en claro la manera en que opera la empresa y los servicios que ofrece, así como los datos específicos que deben incluirse en el acuerdo.
- En la introducción es importante definir los términos que se usarán a lo largo del documento para referirse a la empresa y al cliente. También se deben explicar los conceptos que puedan ocasionar confusión para que ambas partes tengan claro de qué se está hablando.
- Describe en qué consiste el producto o servicio que tu negocio ofrece; en este punto es importante detallar qué sí y que no incluyen tus servicios porque así el cliente sabrá exactamente qué puede esperar; de esta manera evitas dar lugar a malas interpretaciones que puedan generar disputas.
- Debes cerciorarte de que tu cliente sepa que existe un acuerdo de Términos y Condiciones por lo que es fundamental exhibirlos en un lugar en el que todos puedan verlo. Si tu negocio tiene atención directa al cliente, el acuerdo debe mostrarse en un lugar accesible y legible.
- Si vas a realizar un contrato formal, los términos y servicios deben aparecer entre los documentos que el cliente firmará o bien, mencionar en el texto la dirección web en donde puede consultarlos.
- En tu sitio web, los términos y condiciones deben mostrarse en lugares que sean visibles, por ejemplo, en el menú principal o en el pie de página del sitio. También puedes colocar una casilla de aceptación de los Términos y Condiciones antes de que los clientes completen la compra, así te aseguras de que están de acuerdo con las cláusulas antes de pagar.
- Es muy importante que la redacción de todo este texto sea comprensible para tu cliente sin utilizar términos rebuscados.
- Busca asesoría legal para que un profesional revise las cláusulas establecidas y tengas la certeza de que las condiciones que impones están dentro de la ley y, por supuesto, que protegen a tu empresa de posibles responsabilidades.
Contar con este tipo de acuerdo te ayuda a proteger tu negocio y a establecer una base legal para ti y los consumidores. Y aunque no puedes controlar si los clientes realmente leen los Términos y Condiciones en su totalidad, puedes confiar en que el acuerdo te será de ayuda si alguna vez surge una disputa.