En las últimas dos décadas se vivió una profunda transformación en la gestión de las empresas impuesta por la digitalización, la cual se volvió indispensable para sobrevivir en el duro ambiente de los negocios.
Saber utilizar la tecnología y las herramientas digitales nos permite fortalecer el trabajo interno de nuestra empresa, mejorar sus procesos, tener una relación más fluida y eficiente con nuestros clientes y proveedores y volver más competitivo nuestro negocio.
Además, el uso de herramientas digitales en tu empresa te ayudará a:
- Optimizar el tiempo
- Mejorar de la comunicación interna y externa
- Centralizar la información y volverla accesible a todos
- Mejorar los tiempos de gestión y comercialización
- Optimizar la experiencia de los clientes y de los empleados
Sin embargo, las empresas aún temen la digitalización a pesar de que se dan cuenta de lo esencial que es para el crecimiento de su negocio.
Para ayudarte a dar el siguiente paso en esta transformación, en esta ocasión te presento algunas herramientas esenciales para la gestión de tu empresa.
Las suites colaborativas
Sin duda las suites colaborativas son una de las mejores herramientas para la transformación digital de las empresas, pues hoy en día, la movilidad y el trabajo a distancia demandan el acceso remoto a datos y recursos de la empresa en todo momento y desde cualquier parte.
Una suite colaborativa te permite administrar tus datos, organizar actividades, ejecutar funciones comerciales críticas y hacer más eficientes los flujos de trabajo. Estamos hablando de herramientas como el Workspace de Google, antes llamado G Suite, que además del omnipresente Gmail, nos ofrece productos como el Drive para el almacenamiento de archivos, Calendario, Documentos, Meet y Formularios que nos ayudarán a gestionar la información y el trabajo colaborativo entre el personal de nuestra empresa.
Otra alternativa es el Office 365 de Microsoft, una suite de colaboración que facilita la comunicación corporativa, el intercambio y el almacenamiento de información y la gestión de la actividad comercial a través de herramientas como Word, Excel, Teams, Outlook y OneDrive.
Herramientas de comunicación
A diferencia del correo electrónico, donde la información no se puede editar, puede perderse o distribuirse incorrectamente, las herramientas de comunicación centralizan toda la información importante, son una especie de tablero digital.
Se trata de herramientas que te permiten crear grupos de trabajo para asegurarte de que todos los involucrados en un proyecto estén bien informados; además, permiten que todos los miembros del equipo puedan contribuir proponiendo soluciones, haciendo comentarios o respondiendo preguntas. Hablamos de productos como Slack o Microsoft Teams.
Además, herramientas como Zoom y Skype te permiten gestionar la comunicación de tu empresa a través de videoconferencias.
Herramientas de gestión de proyectos
Utilizar de manera efectiva herramientas de gestión de proyectos ayudará a tu equipo de trabajo a crear y programar tareas, cumplir con los plazos, realizar un seguimiento del progreso, aumentar la eficiencia y la capacidad de respuesta, y brindar visibilidad de los proyectos a todos los miembros del equipo.
Entre las herramientas más conocidas para la gestión de proyectos se encuentran Trello, Monday y Asana. Todas son excelentes productos, pero te recomiendo que analices las características de cada una y las opciones que ofrecen para elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Recuerda que una gestión de proyectos exitosa significa una mayor eficiencia.
Herramientas de contabilidad y RRHH
Si quieres ver un cambio significativo en tu empresa, no debes olvidar incluir herramientas para automatizar varios procesos de recursos humanos, como los pagos de nómina, facturación electrónica y la gestión de gastos, los cuales consumen mucho tiempo y requieren de trabajo manual y repetitivo. Sin embargo, se pueden realizar de forma más rápida, sencilla y precisa con la herramienta adecuada.
Por ejemplo, aunque el Sistema de Administración Tributaria (SAT) de México te ofrece una herramienta gratuita para la emisión de facturas electrónicas, es preferible buscar plataformas más eficientes que con un pago mensual o anual te ayudarán no solo a emitir las facturas si no a administrar cobros y pagos, recordar a los clientes los pagos vencidos y realizar reportes de ingresos y gastos.
La banca electrónica te evitará pasar largas horas haciendo filas para realizar pagos o trámites, incluyendo las cuotas del IMSS, el pago de impuestos y por supuesto, el pago de nómina.
Si logras aprovechar los beneficios de estas herramientas digitales ya no las considerarás como un gasto, sino como una inversión que te permitirá mantenerte por delante de tus competidores y mejorar la sostenibilidad de tu negocio.