Realizar una cobranza eficiente es fundamental para que nuestro negocio se mantenga solvente y operativo. Sin embargo, es una de las tareas más complicadas e incluso incómodas para una empresa.
Para mantener el control de las operaciones de tu empresa y evitar poner en riesgo su viabilidad es necesario crear una estrategia de cobranza bien estructurada y capacitar a tu equipo de trabajo para cumplirla.
Siete consejos para lograr una cobranza más eficiente
- El primer paso es definir el procedimiento de cobranza para tu empresa, de modo que tu equipo tenga claro cada etapa del proceso: pago inmediato, créditos, plazos, medios de pago, facturación, recordatorios de pago.
- Sistematizar cada paso te permitirá ser más eficiente. Por ejemplo, al utilizar software que controle las ventas, tendrás un control total sobre la cobranza, facturación y morosidad. Muchos programas ofrecen automatizar los mensajes de cobranza para que tus clientes los reciban por correo electrónico o incluso a través de mensaje en sus teléfonos.
- Crea una política de pagos y créditos. Dependiendo del perfil de los clientes de tu empresa, es posible que establezcas diferentes parámetros de crédito en cuanto al monto máximo, el anticipo, los plazos de pago y la posibilidad de otorgar un nuevo crédito cuando el anterior está todavía sin saldar.
- Facilita a tus clientes el proceso ofreciendo diferentes medios de pago, desde el uso de tarjetas bancarias y transferencias electrónicas hasta los cheques y el efectivo. Ofrecer varias alternativas agilizará el proceso para ti y tu cliente.
- Realiza un seguimiento constante del estado de cobranza llevando un registro de cada etapa por la que pasa el pago, que va desde la emisión de la factura hasta que la empresa recibe el monto adeudado.
- Separa a tus clientes dependiendo de características como el monto del crédito, antigüedad del cliente y de la deuda, comportamiento previo y otros factores que podrían complicar el cobro. Tu equipo de trabajo debe estar capacitado para tratar con estos diferentes deudores, entregando la cartera vencida a quienes tienen más experiencia en gestionar el pago.
- Concientiza a tu equipo de trabajo de la importancia de la cobranza, pues es importante que sepan que generar la venta no es el fin del ciclo, sino que es preciso dar seguimiento a la operación hasta que se concluya el pago y dejar claro que los adeudos tienen consecuencias para la empresa.
La incómoda tarea de cobrar
Las llamadas constantes a los clientes exigiendo el pago harán poco para lograr tu objetivo. Inclusive, cuando llegan a ser muy intrusivas, las comunicaciones constantes pueden provocar que no se salde la deuda. Por eso es preferible utilizar otras estrategias.
- El procedimiento más eficiente para gestionar la cobranza de una empresa es iniciar el proceso desde el momento en que se genera la venta o la factura, sin esperar hasta que esta esté vencida.
- Incentiva el pago de las facturas antes de su vencimiento ofreciendo descuentos por pronto pago.
- Establece una serie de comunicaciones que se enviarán al cliente conforme pasa el tiempo sin que la factura sea cubierta. Estos recordatorios pueden enviarse por email, mensajes telefónicos, llamadas, cartas o incluso, en persona, dependiendo del tiempo que haya pasado sin que se realice el pago.
- Prioriza la cobranza de aquellos adeudos que pueden tener un mayor impacto en las finanzas de tu empresa.
- Simplifica tus procesos internos. Deja a un lado el papeleo y los procesos innecesarios que impiden a tu equipo de cobranza realizar de manera más eficiente su trabajo.
Aprender a gestionar adecuadamente la cobranza no solo reducirá el riesgo que las cuentas por pagar representan para la operatividad de tu empresa, sino que permitirá mantener una relación más sana con tus clientes.